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各種契約書を作る際、使い回しが効く契約書は、以前作った契約書ファイルをコピーして、お客様情報を書き換えてご提供する、ということをよくされると思います。

が、これだと、書き換え箇所が複数ある場合、うっかり書き換え忘れをしてしまい、例えばA社用の契約書をコピーしてB社に用いた場合、書き換え忘れると、A社とそういう契約を結んでいることがわかってしまいます。

で、こういう情報漏えいを回避するため、最近では、

• 使いまわす契約書は差し込み文章で作成する

ようにしています。

体裁が決まっている契約書の文面はWordで作り、お客様名など固有の情報が入るところを差し込みフィールドにして、お客様情報はExcelで別ファイルにする。

最初の契約書でお客様固有情報を入れないように注意すれば、使い回しによる情報漏えいを防ぐことができます。

もちろん、選択するお客様レコードは間違えないように。ただ、レコードを間違えると、契約書全体がその間違えたお客様レコードで書き換えられるので、異なるお客様情報が混在するのではなく別のお客様情報で書き換えられることになるので、気付きやすいかと思います。